MAARAW – DWG
Groei is een belangrijk kenmerk van ieder gezond bedrijf. Maar groei brengt ook uitdagingen met zich mee. Bijvoorbeeld: hoe zorg je ervoor dat je ERP-oplossingen meegroeien? En hoe richt je nieuwe software in terwijl het dagelijkse werk ook moet doorgaan?
Groei is een belangrijk kenmerk
DWG, een bedrijf dat grote automatiseringsprocessen implementeert en daarbij ook aandacht geeft aan alle bijbehorende veiligheidsaspecten, stond voor deze uitdaging.
In een betrekkelijk korte tijd is het bedrijf gegroeid tot zo’n 120 medewerkers. Allemaal mensen die hun vak verstaan, maar die om hun projecten goed te laten verlopen ook afhankelijk zijn van de juiste software. De doelstellingen waren om met het nieuwe ERP-pakket van AFAS meer functionaliteit te krijgen op gebied van HRM, Finance, Planning en Rapportage.
Het project bij DWG is een mooi voorbeeld van hoe een duidelijke strategie en goede communicatie leiden tot het gewenste resultaat. Want zulke belangrijke software implementeren is “als een verbouwing met de winkel open”, volgens Richard van der Windt, (functie DWG). Fred Moerkerken, projectmanager, hielp dit omvangrijke project van de grond te krijgen.
Meer mogelijkheden
De insteek was integratie van de informatie uit andere software en tools op het gebied van HR, Workflows, Salaris en dergelijke, en men wilde dit allemaal in één softwareoplossing hebben. Een van de nieuwe mogelijkheden in AFAS is het autorisatieschema voor ISO-procedures.
De gelopen route
DWG had duidelijke doelstellingen wat ze wilde bereiken met de nieuwe software maar vanwege het onderhanden werk, onvoldoende inhoudelijke kennis van de software en de complexiteit van het migratietraject stagneerde het project. Dat was het moment waarop Fred als projectmanager werd binnengehaald. Om de omvang van het project te bepalen nam de projectmanager eerst de scope van het project door; na het goed doorgronden van de documentatie en op basis van interviews met diverse medewerkers werd er een overzicht gemaakt van alle functionaliteiten die DWG voor ogen stond en van de mogelijkheden van het pakket. Daarna werd er bepaald wat DWG als eerste wilde gebruiken en in welke volgorde de andere onderdelen in gebruik genomen zouden worden.
DWG had in eerste instantie de HR- en salarismodule niet in de scope meegenomen omdat ze meenden dat het implementatieproces daardoor zou vertragen. Dat zou echt een gemiste kans zijn geweest, nu werd er groots aangepakt om ook de komende jaren verder te kunnen. Door de aanpak van de projectmanager die het proces stroomlijnde en het overzicht maakte, werden deze modules wel in het implementatieproces opgenomen en op dit moment werkt het naar volle tevredenheid.
Voldoen aan de verwachtingen
Natuurlijk was het ook bij dit project belangrijk om steeds tussentijds vinger aan de pols te houden om te zien of alle tussendoelen bereikt werden. Luisteren en meedenken is een belangrijke eigenschap van de projectmanager om aan de wensen te kunnen voldoen die tijdens het project opkomen. Dat was onder andere het automatiseren van de gewerkte overuren, dingen die handmatig werden gecontroleerd en maar nu door automatisering direct verwerkt kunnen worden in het salaris en in de facturatie.
De projectmanager heeft ook een grote rol gespeeld in het vertalen van de wensen van DWG naar de experts van AFAS. Met zijn inhoudelijke kennis en zijn begrip van het migratieproceskon hij ervoor zorgen dat de output die DWG graag wilde zien ook daadwerkelijk gerealiseerd werd. Concreet betekent dat de software het inzichtelijk maakt waar je financieel staat bij je onderhanden werk.
“De juiste dingen moeten gedaan worden, juiste mensen op de juiste momenten moeten er zijn,” zei Richard van der Windt. Of zo als Fred het zelf verwoordt: “Als projectmanager controleer ik of de betrokken processen voor iedereen bekend zijn. Daarna maak ik een inschatting of de risico’s beheersbaar blijven”.
Oog voor de medewerkers
Fred staat bekend om zijn no-nonsense aanpak maar wel met oog voor mensen die in het project zitten, hij ziet het als mensen het moeilijk hebben en helpt en ondersteunt waar dat nodig is. Dat heeft zo’n team net even nodig. Mark Verbaan (functie DWG) vermeldt: “hij heeft de projectleiders actief benadert om te vragen of ze nog vragen of verbeteringen hadden.”
Bereikt resultaat
Hoewel de implementatie van nieuwe onderdelen van AFAS voor DWG nog doorgaat is dit project naar tevredenheid afgerond. De projectmanager heeft als taak het traject dat een hoop risico’s met zich meebrengt onder controle te houden. Door het inhuren van zo’n consultant lukt het om de doelstellingen in kortere tijd te verwezenlijken en worden de mogelijkheden van de software beter benut.
“Als projectmanager heb ik het doel een werkend systeem achter te laten dat door de gebruikers (h)erkend wordt als sterke basis voor de jaren die komen. Je verbetert processen voor morgen, niet voor gisteren,” zegt Fred. De software van AFAS biedt DWG heel wat nieuwe mogelijkheden, zowel voor nu als voor de toekomst. Of om het met hun eigen woorden te zeggen: “Ahead of tomorrow’s challenges”!